Какправильно оформить пко подотчет

Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.

Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.

Выдача подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.

Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммамп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нетПостановление ВС от 30.09.2015 № 307-АД15-11670.

Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение).


организации (при наличии), на которое делается ПКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта) источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:

• 51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации

• 62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков

• 71 – возврат денег от подотчётных лиц

• 75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал

• 90-1 — выручка

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.

Графа «Код целевого назначения».

В общем порядке подотчетным лицом выступает сотрудник организации, трудовые отношения с которым оформлены трудовым/коллективным договором либо договором ГПХ.

При этом на основании разъяснений Минфина, данных в письме №02-06-10/2476, организация вправе самостоятельно утверждать перечень подотчетных лиц и включать в него как сотрудников компании, так и лиц, к таковым не относящихся.

Читайте также статью ⇒ “Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях“.

Возврат подотчетной суммы в кассу

Подотчетное лицо обязано вернуть наличные средства в кассу в случае, если по окончанию командировки или по факту совершения хозяйственной операции у сотрудника образовался остаток неиспользованных средств, а также в ситуации, когда производственная операция по тем или иным причина была отменена.

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет можно скачать на нашем сайте ниже. Из статьи вы узнаете о том, что нужно вписывать в каждой строке бланка при оформлении расходного кассового ордера (РКО).

Как правильно выдать деньги в подотчет

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Образец заполнения РКО подотчетному лицу

Итоги

Как правильно выдать деньги в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п.
6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Вниманиеattention
Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки.

Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.

4. Требования к подтверждающим расходы документам.

4.1.

Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.

4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:

1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом): — чек ККТ; — товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок); — счет-фактура.

Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС.

Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.

Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.

Образец заполнения приходного кассового ордера 2019

Взнос учредителя в уставный капитал Возврат подотчетных средств Возмещение ущерба виновным лицом Получение денег из банка на выплату зарплаты Заем ООО от учредителя Оплата по договору от юридического лица Розничная выручка у ИП Торговая выручка ООО

Штрафы за отсутствие ПКО и сроки хранения бланка

За отсутствие первичных документов (грубое нарушение правил учета) инспекторы могут оштрафовать компанию по ст.

Инфоinfo
Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55).

Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим днямп. 6.3 Указания № 3210-У; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет.


Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым.
Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

3. Порядок отчета по подотчетным суммам.

3.1.

Важноimportant
При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.

  1. В строку «Основание» заносится содержание операции.
  2. В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
  3. В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС.

Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
  • В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.
  • При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках.

    Подотчетные средства выданы Васюкову 02.08.2019, оформлен расходный кассовый ордер, в учете отражена проводка:

    Дт 71 Кт 50.

    09.08.2019 года Васюков вернулся из командировки, 10.08.2019 предоставил в бухгалтерию «Фактора» авансовый отчет с указанием фактический расходов в сумме руб., в том числе 6.045 руб.:

    • суточные за 4 дня – 2.800 руб. (700 руб. * 4);
    • проезд в Тулу и обратно на автобусе – 1.140 руб.;
    • проживание в Туле (2 сут.) – 2.105 руб.

    Остаток неиспользованных средств в сумме 255 руб. (6.300 руб. – 6.045 руб.) Васюков вернул в кассу 11.08.2019. Прием денег кассир оформил приходным кассовым ордером.

    В заявлении должны быть указаны сумма, цель расходования и срок, на который они необходимы, а при получении средств на банковскую карту — еще и платежные реквизиты, на которые нужно перечислить деньги.

    2.2. Сотрудник бухгалтерии проверяет, нет ли у работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам.

    При ее отсутствии ставит на заявлении отметку об этом и передает заявление руководителю. Руководитель, в свою очередь, пишет на нем свое решение о выдаче денег (с указанием, на какой срок) или об отказе в выдаче.

    2.3. При положительном решении руководителя деньги работнику выплачиваются способом, указанным в заявлении.

    2.4. Если работник должен действовать от имени организации (в частности, это случаи, указанные в подп.
    4, 5, 8 п. 4), то ему выдается доверенность (на получение ТМЦ — см. Приложение № 2, на иные полномочия — см. Приложение № 3).

    Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде. Введенные изменения уже действуют с 19 августа 2017 г.

    Совет! В связи с введением новшеств в порядке ведения кассовых операций пропишите новые правила в положении о кассовых операциях.

    Как теперь оформить приходный ордер

    Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу.

    Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

    • сам приходный кассовый ордер;
    • отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

    Если сумма денег, указанная в «приходнике», совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

    • в виде аванса расходов на предстоящую командировку;
    • для использования на хознужды (приобретение материалов, товаров, оплату услуг в интересах компании).

    Подотчетные средства могут быть выданы как в виде наличности из кассы предприятия, так и в безналичной форме, путем перечисления на банковский счет сотрудника.

    Читайте также статью ⇒ “Может ли учредитель быть подотчетным лицом“.

    Документальное оформление

    Порядок документального оформления процедуры выдачи средство под отчет сотруднику регламентируется внутренними нормативными документами компании, составленными с учетом положений действующего законодательства.

    Как правило, оформление выдачи средств подотчетному лицу предусматривает следующий порядок:

    1. Сотрудник оформляет заявление о выдаче средств под отчет на имя руководителя компании.

    Общий порядок

    В большинстве случаев возврат подотчетных сумм в кассу предприятия осуществляется в связи с тем, что сумма аванса, выданного под отчет, превысила фактические расходы сотрудника, и, как следствие, образовался остаток неиспользованных средств, подлежащий возврату.

    Согласно действующему законодательству, гражданин обязан вернуть подотчетную сумму не позже окончания третьего рабочего дня, следующего за:

    • днем окончания командировки (с учетом дней возврата домой);
    • днем совершения хозяйственной операции (покупка материалов, оплата товаров/услуг).

    Операция возврата отражается следующей записью в учете:

    Дт Кт Описание 50 71 В кассу предприятия возвращен остаток неиспользованных средств, выданных под отчет на командировку или хознужды.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *